為了確保四川省畜牧獸醫(yī)學會（以下簡稱本會）歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，以便及時有效地為決策者及有關人員提供有價值的檔案資料，使本會各項工作得以順利開展，特制定本制度如下：

第一條  本制度歸檔范圍是指本學會原始檔案和在各項業(yè)務活動中形成的所涉及內容處理完畢或暫告一段落并具有查考、保存價值的，需集中保管的各種載體的信息。主要有：

1. 上級主管部門的文件材料

  （1）上級主管部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料；

  （2）上級主管部門頒發(fā)的本會要執(zhí)行文件，以及普發(fā)的、需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

  （3）領導視察、檢查本會工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；

  （4）上級主管部門和有關部門頒發(fā)或出具的各種有效證件及憑證。

2. 本會的文件材料

  （1）本會召開會員代表大會、理事會、常務理事會的會議文件，以及各種聲像材料；

  （2）本會秘書處會議文件材料，專題會議材料及本會內部組織工作活動中形成的重要文件材料；

  （3）本會頒發(fā)的（包括轉發(fā)及與其他學會聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件及簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；

  （4）本會的請示與上級部門的批復文件；

  （5）本會或內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告、年檢、考核、評先材料等；

  （6）本會（包括上報和下批）干部任免（包括備案）、聘用、待遇、考核、辭退、獎懲等文件材料；

  （7）本會匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；

  （8）本會成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章及其章程、制度、人員名冊等文件材料和本會財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

 （9）本會的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本學會重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

 （10）本會與有關機關、團體、企事業(yè)單位簽訂的各種有償服務合同、協(xié)議書等文件材料；

 （11）其他具有保存價值的文件材料。

     3. 本會各專業(yè)委員會機構及非隸屬機關的文件材料

 （1）本會各專業(yè)委員會重要的工作計劃、報告、財務預算、決算等文件及本會的有關批復文件；總結、典型材料、統(tǒng)計報表。

 （2）非隸屬機關與本學會聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件及需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。

第二條  本會及所屬各專業(yè)委員會每年所開展的各項工作及活動，按照歸檔的要求，由主要工作和活動的負責人在工作和活動結束后，及時將文件資料集中整理后交學會秘書處。

第三條  檔案管理人員應將歸檔的文件材料按規(guī)定分類、整理、裝訂、編目、保存，并編制索引，便于決策者參考利用。

第四條  歸檔及借閱

  1. 歸檔的文件材料要完整、準確；

  2. 辦好交接手續(xù)，填寫移交單；

           3. 借閱檔案辦理手續(xù)，及時歸還。